Zeitmanagement am Arbeitsplatz

Acht Stunden gearbeitet, kaum Pausen gemacht, aber am Ende doch nichts geschafft? Wer solche Arbeitstage öfter erlebt, braucht ein besseres Zeitmanagement.

Frau erklimmt einen Aktenstapel.

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Oft scheint ein Arbeitstag viel zu kurz zu sein, um alle anstehenden Aufgaben erledigen zu können. Doch warum gelingt es der Kollegin, am Abend einen leeren Schreibtisch zu hinterlassen, während man selbst immer noch in Aktenbergen versinkt? Nun – vielleicht hat die Kollegin einfach eine bessere Zeitplanung. Diese Erkenntnis ist zwar frustrierend, doch es gibt auch eine gute Nachricht: Ein gutes Zeitmanagement kann man lernen!

Wer den Umgang mit der Zeit selbst gestalten möchte, braucht eine Strategie, wie er die verfügbare Zeit sinnvoll nutzt. Dabei gibt es kein Patentrezept – jeder Mensch muss für sich herausfinden, welche Methode am besten zu ihm passt.

Zeiträuber entwaffnen

Für ein besseres Zeitmanagement sollten Sie eingefahrene Verhaltensmuster überdenken. Was verhindert effizientes Arbeiten? Was stiehlt mir die Zeit? Zu den größten Zeitfressern gehören Unterbrechungen. Versuchen Sie, nach einer Störung die ursprüngliche Arbeit schnell wieder aufzunehmen. Ungestörte Arbeitsphasen lassen sich organisieren: Lassen Sie das Telefon dann einfach klingeln, ignorieren Sie eingehende E-Mails, schließen Sie die Tür – und falls dennoch jemand etwas von Ihnen will, sagen Sie freundlich aber bestimmt „Nein“.

Vielen Menschen fällt es schwer, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Genau das ist aber nötig, um seine Zeit sinnvoll zu nutzen. Prioritäten setzen bedeutet, Dinge ihrer Wichtigkeit nach zu ordnen. Eine Liste, auf der das Wichtigste oben und das Aufschiebbare ganz unten steht, hilft bei der Tagesplanung. Dabei gilt: Es ist nicht entscheidend, wie man plant, sondern dass man überhaupt plant! Schöner Nebeneffekt: Das Abhaken einzelner Punkte auf der Liste wirkt motivierend.

ALPEN als Planungshilfe

Eine einfache Hilfestellung für ein sinnvolles Zeitmanagement bietet zum Beispiel die ALPEN-Methode. Sie verwendet wenige Minuten pro Tag, um einen schriftlichen Arbeitsplan zu erstellen. A steht dabei für Aufgaben notieren, L für Länge schätzen, P für Pufferzeiten einplanen, E für Entscheidungen treffen, N für Nachkontrolle:

  • Aufgaben notieren: Im ersten Schritt geht es noch nicht darum, die Aufgaben in eine bestimmte Reihenfolge zu bringen. Vielmehr genügt zunächst eine einfache Aufzählung der einzelnen Tätigkeiten, die erledigt werden sollen. Wichtig: Nehmen Sie sich weder zu viel noch zu wenig vor!
  • Länge schätzen: Im zweiten Schritt wird zu jeder Aufgabe die benötigte Zeit notiert. Hier sollte man sich ein realistisches Limit setzen – also besser mehr Zeit vorsehen als zu knapp kalkulieren.
  • Pufferzeiten einplanen: Wer seinen Tag nicht bis auf die letzte Minute verplant, sondern genug Puffer für Unvorhergesehenes lässt, vermeidet unnötigen Stress.
  • Entscheidungen treffen: Nun geht es darum, Prioritäten zu setzen und die Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen: Was ist wichtig und dringend? Was kann später erledigt werden? Was kann wegfallen? Was lässt sich delegieren?
  • Nachkontrolle: Am Ende des Tages wird Bilanz gezogen: Ist das Pensum erfüllt? Zu sehen, was man alles geschafft hat, motiviert ungemein. Sind Punkte offen geblieben, fragen Sie sich, warum – und entscheiden dann, ob Sie die entsprechenden Aufgaben für den nächsten Tag einplanen.

Gut zu wissen: Optimales Zeitmanagement gelingt nicht auf Anhieb. Es bedarf regelmäßiger Übung, damit es Früchte trägt – lassen Sie sich also von Planungspannen nicht entmutigen!